Che cosa significa Netiquette?

Il termine Netiquette deriva dall’insieme di 2 parole: NETWORK ed ETIQUETTE e sta a significare la buona educazione in rete. Con Netiquette si sta ad indicare l’insieme di regole di buon comportamento da attuare sul web e le risorse digitali di relazione come social media e posta elettronica.

Ma cosa è la netiquette?

La Netiquette è un insieme di regole di comunicazione digitale, sviluppate nel 1994 e contenute nel libro “Netiquette” di V.Shea, che riguardano diversi aspetti, in particolare:

• COMUNICAZIONE: il linguaggio deve essere chiaro e preciso, la grammatica corretta e priva di lettere maiuscole, l’approccio diplomatico e costruttivo
• RISPETTO:
  • del tempo: messaggio coinciso e di valore, risposta tempestiva
  • della privacy e riservatezza: non divulgare informazioni sensibili
  • del merito: citare le fonti
• FORMA: ogni comunicazione deve adattarsi al contesto e all’interlocutore. Il messaggio deve essere esposto in modo chiaro all’interno del testo utilizzando paragrafi e punti elenco per facilitarne la comprensione.

Che legame c’è tra la Netiquette ed azienda?

Nel contesto lavorativo, la netiquette si rende particolarmente utile nel momento in cui si deve scrivere un’email, indipendentemente dal fatto che sia essa formale o informale.

Ti sei mai chiesto come scrivere una buona mail?

Pima ancora di scrivere la mail è bene chiedersi “Questa mail è davvero necessaria?”, ” La mail è lo strumento corretto per comunicare questa informazione?”

In base alla situazione in cui ci si trova si può giungere a diverse risposte:

• NO, l’argomento richiede una spiegazione approfondita, in questo caso si può pensare di chiamare la persona o indire un meeting
• NO, la comunicazione è rapida e di importanza secondaria, posso in questo caso scegliere uno strumento di comunicazione più rapido
• NO, non sto davvero comunicando un’informazione che necessita l’invio della mail ma posso usare uno strumento diverso.

Quali possono essere questi strumenti di comunicazione rapida? Microsoft Teams, WhatsApp business, piattaforme di gestione dei progetti per comunicare il completamento di task come ASANA, Trello, To do list di Microsoft

• SI, procedo alla compilazione della mail seguendo le regole della Netiquette.

Regole compilazione delle email:

• COME: per scrivere una mail al meglio si deve utilizzare sempre un indirizzo email professionale utilizzando l’indirizzo email aziendale.
• QUANDO scrivere una mail? Non esiste un orario preciso ma è preferibile rispettare l’orario di lavoro. suggerimento: utilizza l’impostazione di invio programmato.
• CHE LINGUAGGIO USO: grammatica ed ortografia devono essere corrette, così come la punteggiatura, è consigliato poi evitare di utilizzare le abbreviazioni e le lettere maiuscole oltre che i toni ironici e sarcastici.
• Come posso scrivere un OGGETTO efficace? l’oggetto è un elemento necessario per una buona mail, deve esprimere al meglio il corpo stesso della mail e per questo per avere un buon oggetto questo deve essere: chiaro, sintetico, preciso, esplicativo.
• Nel CORPO della mail devono essere inserite le formule di apertura e di chiusura, deve essere presente la firma e recapiti, specialmente se rivolta a un soggetto esterno. Il messaggio di testo deve essere coinciso, chiaro e ben scritto a livello di ortografia, grammatica e forma, è consigliata la suddivisione in paragrafi e un utilizzo limitato di elenchi puntati.
• Come si possono inviare gli ALLEGATI nelle email?: per evitare problemi di download e invio è preferire la condivisone tramite link di collegamento. Nel momento in cui questo non fosse possibile il formato suggerito è il formato PDF.

Come si scrive una mail di risposta?

Inviare una mail di risposta solo se questa è di valore per il destinatario. Rispondere entro un tempo ragionevole e rispettando le regole di compilazione secondo la Netiquette. Scegliere accuratamente i destinatari a cui inviare una mail, non fare uso improprio di “Cc e Ccn” ed abusare di richieste di conferme di lettura.