Telefonate, mail, notifiche, domande dei colleghi… Quanti di noi ogni giorno hanno a che fare con interruzioni? E quanto tempo ci mettiamo per riprendere le attività che stavamo svolgendo in maniera produttiva?
Questo intervallo di tempo, noto come “Interruption-resumption lag”, rappresenta il periodo che intercorre dal blocco dell’attività primaria fino alla ripresa dei lavori dopo l’interruzione. 🤔
Definizione
Questo setup mentale può superare anche i 20 minuti per attività che richiedono elevata concentrazione. L’immagine seguente illustra il corso temporale di un’interruzione, evidenziando le fasi dall’inizio dell’allerta fino alla ripresa della performance della task primaria.
Ogni stop imprevisto aumenta:
- Il tempo necessario per completare le attività che può causare stress.
- Il carico di lavoro che può esercitare pressione sulle persone.
- La difficoltà nel portare a termine il lavoro, soprattutto quando si è interrotti e può portare a frustrazione.
Cause e i rimedi: come fare
Le interruzioni spesso derivano da mancanza di:
- Priorità
- Ruoli ben definiti.
Se tutti gli input che arrivano dall’esterno sono prioritari rispetto al lavoro in corso, c’è un problema. Inoltre, se ruoli e responsabilità non sono chiari, più colleghi potrebbero rivolgersi alla stessa persona per supporto, coinvolgendola in attività non pertinenti.
…E se lo stop dovesse durare solo pochi secondi?
Gli studi di Monk e Kidd (2008) hanno dimostrato che:
- interruzioni di mezzo secondo possono causare ritardi significativi nella ripresa del compito;
- All’aumentare del tempo dell’interruzione, aumenta il ritardo.
E’ quindi fondamentale agire su queste interruzioni eliminandole o riducendole il più possibile.
Strategie per Ridurre il ‘Resumption Lag’
Per minimizzare le interruzioni, è utile porsi alcune domande chiave:
“Perché chiedono proprio a me? Chi sarebbe la persona più indicata?”
“Come potremmo fare in modo che questa informazione sia già disponibile a tutti?”
“Quanto è prioritaria questa attività rispetto agli obiettivi aziendali?”
Registrare le risposte a queste domande può aiutare a identificare ed eliminare le cause radice delle interruzioni. Tuttavia, per affrontare la questione in maniera più approfondita è essenziale avere metodo e un approccio sistemico.
Per maggiori approfondimenti su come gestire le interruzioni, ti invitiamo a visitare il nostro articolo sulla gestione del tempo in cui presentiamo uno strumento utile per questo scopo – link
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