Qual è la chiave per l’ottimizzazione di un’organizzazione?
Troppo spesso sentiamo provenire dalla nostra organizzazione frasi del tipo: “non abbiamo tempo”, “abbiamo troppe cose da fare”!
Sarebbe allora il caso di cominciare a chiedersi tra quali attività dovrebbe essere distribuito il tempo della nostra organizzazione, e tra quali attività, invece, è realmente ripartito.
Dall’analisi organizzativa risulta che le attività in carico ad un’organizzazione si suddividono in 4 categorie:
- Attività che competono al ruolo (core).
- Attività che non competono al ruolo (non core).
- Attività che hanno un impatto diretto sulle prestazioni (a valore).
- Attività che non hanno un impatto diretto sulle prestazioni (a non valore) – Generalmente attorno al 50% del totale
Come gestire quindi questa “montagna” di cose da fare?
Avere un’organizzazione efficiente significa avere un’organizzazione in cui la gestione del tempo è ottimizzata. Imparare a gestire il proprio tempo significa imparare a gestire queste diverse categorie. Ma in che modo?
Cominciando a categorizzare le nostre attività, impareremo a renderci conto che ci sono attività da:
- Mantenere: attività che costituiscono il fulcro del ruolo e che hanno un impatto diretto sulle prestazioni.
- Delegare: attività che sono preziose per l’azienda ma che non competono al ruolo in questione.
- Ottimizzare: attività fondamentali per il ruolo ma che non hanno un impatto diretto sulle prestazioni.
- Eliminare: attività che non competono al ruolo e che non hanno un impatto diretto sulle prestazioni.
E quindi, da dove iniziare?
Il primo passo è rendere evidenti quali sono le attività a cui dedichiamo il nostro tempo. Per fare ciò, noi di fischer Consulting, proponiamo l’utilizzo di uno strumento ad hoc: la mappatura DILO (Day In the Life Of).
La mappatura DILO è uno strumento specifico utilizzato per la mappatura delle attività e del tempo lavorativo. Attraverso l’analisi dei dati raccolti è possibile individuare le inefficienze all’interno dell’organizzazione e quindi riprogettarla in un’ottica di ottimizzazione.
Lo strumento permette di ottenere una panoramica completa dell’organizzazione, analizziamo alcuni degli output della mappatura.
La matrice permette di visualizzare aspetti organizzativi del proprio personale, costituendo di fatto una base di sviluppo per una ridistribuzione ed ottimizzazione delle attività.
- Il quadrante verde mostra le persone che stanno operando attività che competono al loro ruolo e con un impatto diretto sulle prestazioni.
- Il quandrante giallo visualizza le persone che stanno operando attività a valore aggiunto per l’azienda ma che non competono al loro ruolo.
- Il quadrante arancione mostra quelle persone che svolgono attività di loro competenza ma con basso impatto sulle prestazioni.
- Infine, il quadrante rosso mostra le persone che non stanno operando attività di loro competenza e con basso valore aggiunto.
La tabella mostra l’ammontare del tempo mappato, suddiviso nella categorizzazione precedentemente vista.
Nell’esempio possiamo vedere come l’86% del tempo mappato sia costituito da attività core, ovvero attività che competono al ruolo e che sono di competenza delle persone che le svolgono. Vediamo inoltre che più del 40% del tempo viene speso per attività a non valore, ovvero attività che non hanno impatto diretto sulle prestazioni dell’azienda.
E tu? Dove lavoreresti per iniziare a migliorare?
fischer Consulting vi seguirà in tutte le fasi dell’attività, dalla formazione iniziale fino alla riprogettazione ottimizzata della vostra organizzazione. Tramite una semplice APP i dati potranno essere raccolti ed analizzati insieme ai diversi referenti aziendali. Il risultato sarà duplice: una dashboard riassuntiva ed un piano d’azione condiviso.
La tabella presente nella demo, composta da 6 fogli, vi farà capire quali sono gli output di tale analisi.
Prova tu stesso le potenzialità della mappatura DILO con la seguente DEMO:
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