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Le 5S nel digitale: avete provato?

Avete mai applicato le 5S ai vostri PC?

5S è un metodo per ottenere un luogo di lavoro ad alte prestazioni.

Diventa quindi fondamentale l’eliminazione di tutte le attività che costituiscono spreco, molto visibili in un ambito produttivo ma più nascoste nel mondo uffici.

Pensiamo per un momento a cosa ci si presenta quando accendiamo i nostri computer:

  • Tante cartelle e tanti file –> Tempi di ricerca –> “Aspetta che cerco la cartella” , “Pensavo fosse questo il file corretto”
  • Esclusività di file e cartelle –> Tempi di ricerca –> “è nella cartella di Mario”, “l’informazione si trova nel file di Luigi”
  • Dimensioni di file che rallentano l’apertura e il salvataggio dello stesso –> Tempi di attesa –> i classici file Excel da decine se non centinaia di Mb
  • File “forse” aggiornati à copia di copia di copia, quale è aggiornato?

    5s pc

Ogni clic del mouse è uno spreco, ed ogni file che apriamo è un’attesa. Minimizzare queste dinamiche fa parte dell’approccio 5S tanto quanto la fase di separazione all’interno di un’area produttiva.

 

La difficoltà nel vedere e gestire questi aspetti sta nel fatto che mentalmente lo spazio virtuale ci risulta infinito. Non arriviamo al punto di dire “Non abbiamo spazio”, perché l’acquisto di un nuovo disco è molto più economico rispetto all’acquisto di un nuovo capannone!

Provate quindi a porvi le classiche domande legate alle 5S ma con focus sul digitale:

1)SEPARARE: sono presenti solo i file e le cartelle necessari?

2)ORDINARE: sono posizionati secondo una logica che consideri luogo e frequenza di utilizzo?

3)PULIRE: è applicato un piano di aggiornamento e modifica semplice e seguito?

4)STANDARDIZZARE: l’architettura e la codifica dei file in rete sono standardizzate?

5)MANTENERE/MIGLIORARE: come garantiamo che ci sia un mantenimento di tali condizioni? Ed un miglioramento?

 

Un esempio di un’azienda Cliente:

Stato di partenza à 118GB utilizzati, 78.300 cartelle, +320.000 file

Attività svolta à definizione della nuova architettura di rete ed eliminazione dei file obsoleti

Stato futuro à -90% di file e cartelle!

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