Le riunioni sono inutili?

Si sente molto spesso rispondere in maniera affermativa a questa domanda vedendo i meeting come inconcludenti o, peggio, come perdite di tempo.

La nostra risposta è: le riunioni inutili sono quelle non strutturate e non efficaci.

Ma quali sono gli elementi chiave di un meeting?

  • Perché siamo qui oggi? Definire l’obiettivo della riunione

Senza un obiettivo la riunione sarà per definizione non efficace. Tutti gli elementi successivi sono una conseguenza dell’obiettivo. Che tipo di riunione è? d’allineamento, di risoluzione dei problemi, per prendere decisioni importanti sul business?

  • Chi parla di cosa e per quanto tempo? Predisporre l’agenda del meeting

L’incontro deve avere una durata prevista, così come ogni intervento. Le riunioni di allineamento devono essere brevi. Bisogna esercitarsi a rispettare il timing definito: le prime volte interrompete il meeting allo scadere del tempo piuttosto che andare oltre. Si inizia in tempo e si finisce in tempo, chi arriva tardi non partecipa al meeting!

  • Chi guida? Nominare un “moderatore” che sappia tenere le redini

Come in ogni orchestra deve esserci un direttore che coordini l’incontro. Deve aver ben chiaro quali siano gli obiettivi e la struttura del meeting. Deve saper porgere le domande giuste senza lasciarsi trascinare dal flusso di idee che naturalmente scaturirà dal team.

 

  • Chi partecipa? Convocare le persone giuste

I partecipanti vanno scelti in base al contributo che possono portare all’incontro. Alcuni avranno un ruolo attivo, altri invece possono essere presenti per raccogliere informazioni utili per la propria funzione. L’importante è che tutto ciò sia definito preventivamente. Chi non può partecipare nomina un sostituito con gli stessi poteri.

  • Cosa fare prima dell’incontro? Arrivare preparati!

La preparazione è ciò che influisce maggiormente sul fattore tempo. Come possiamo far arrivare tutti preparati? Siate chiari nel comunicare i punti sopra descritti prima dell’incontro, nel caso in cui l’agenda non sia già consolidata. Chi non arriverà preparato le prime volte lo sarà alla prossima occasione.

Questi sono alcuni dei passi fondamentali che rendono le riunioni un elemento ESSENZIALE per la governance del business. Il buon esempio da parte dei Responsabili e delle figure più Senior contribuisce ad accelerarne l’utilizzo da parte di tutta la struttura.

Fin qui nulla di così complicato, ma allora perché la maggior parte delle riunioni sono inefficaci ed inefficienti? Perché è più semplice organizzarle senza tener conto di tutto ciò. In effetti non c’è nient’altro da fare che fissare una data e mandare un invito…

Un’organizzazione è fatta da persone, perciò ha bisogno di comunicare, ovvero di condividere, confrontarsi e decidere. Un’organizzazione efficace ed efficiente lo fa in modo efficace ed efficiente.

All’inizio è difficile, ma quando ne percepiamo il beneficio diventerà una modalità operativa della quale non potremmo fare a meno.

E’ come quando affrontiamo una nuova disciplina: occorre dedizione ed allenamento, tutti ed ogni giorno.