GLI SPRECHI NEGLI UFFICI

Molto spesso ci si sofferma sugli sprechi in produzione ma raramente si vanno ad analizzare quelli presenti negli uffici, nonostante le attività coinvolte costituiscano una fetta importante relativa ai costi aziendali.

Vediamone alcuni esempi.

  1. Sovrapproduzione: è il produrre più di quanto sia richiesto
  • Produrre report che nessuno legge
  • Stampare più copie per ‘sicurezza
  • Inserire informazioni ridondanti nei documenti
  • Inviare mail in cc a tutti

2. Eccesso di scorte: è l’accumulo di input, output o prodotti finiti

  • Processare gli ordini a lotti
  • Acquistare materiale in eccesso
  • Tenere materiale scaduto a magazzino, come ad esempio oggetti obsoleti, materiale di primo soccorso o documenti

3. Difetti: lavori che devono essere eseguiti più di una volta poiché errati

  • Inserimento dati errati a sistema come ad esempio giacenze di magazzino e ordini
  • Progettare un prodotto di design ma non idoneo ad essere industrializzato
  • Perdita di file
  • Non fornire al processo a valle tutti i documenti/informazioni di cui ha bisogno

4. Attese: l’impossibilità di eseguire immediatamente un’attività

  • Attese per approvazione di documenti o firme
  • Attendere chi arriva in ritardo ai meeting
  • Sistema informativo lento
  • Hardware non funzionante, come ad esempio stampanti/plotter o PC

5. Trasporto: la movimentazione di documenti o materiale

  • Trasferimento di documenti da un ufficio all’altro per approvazioni o firme
  • Trasferimento di file via email

6. Movimento: si riferisce agli spostamenti delle persone

  • Cercare oggetti
  • Andare in giro per gli uffici a cercare una persona
  • Viaggiare troppo spesso per controllare l’operato delle consociate

7. Eccesso di processo: è il ri-processamento o un’eccessiva lavorazione di una risorsa

  • Firmare copie multiple
  • Utilizzo di software diversi che lavorano sullo stesso documento
  • Produrre report in eccesso
  • Inserire gli stessi dati in più sistemi

8. Intelletto: le capacità delle persone non sono sfruttate in maniera appropriata

  • Utilizzare software senza aver ricevuto adeguata formazione
  • Non dare la possibilità di crescita professionale a chi lo merita
  • Mancanza di autonomia nella risoluzione di problemi banali
  • Inserire una persona in una posizione lavorativa non adatta alle sue attitudini
  • Impartire ordini piuttosto che stimolare la ricerca di soluzioni

 

Nella vostra azienda riuscite a riconoscere alcuni di questi sprechi?

Da quanto tempo i vostri processi d’ufficio sono invariati?

Li avete mai mappati per individuare potenziali di miglioramento?

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